10 טיפים חיוניים לשליטה בדוא"ל ג'ימייל

צומילוג- בלוג קידום אתרים

10 טיפים חיוניים לשליטה בדוא"ל ג'ימייל

איך כדאי לנהל דוא"ל ולהישאר שפוי?

לפעמים, דואר אלקטרוני יכול להרגיש כמו רשימת מטלות בלתי נגמרות. ובעולם שבו הטכנולוגיה משאירה אותך יותר מחובר לעבודה מאי פעם, איך קובעים כללים כדי לשמור על האנרגיה, המיקוד, החדות והשפיות שלנו ללא פגע? דוא"ל בפרט יכול להיות מקור של מתח להרבה אנשים, אבל זה לא חייב להיות כך. כמו כן, עסקים רבים מנהלים את סדר היום שלהם באמצעות הדואר אלקטרוני, מהסיבה הפשוטה שכל הלקוחות, הפניות לעסק שהם עושים וקידום באינטרנט, הכל מתנקז לאימייל.

ג'ימייל חגגה יומולדת לא מזמן, ובמשך 15 שנים היתה שם עבור מיליארדיי משתמשים בכל העולם. חלק מעבודתה של מרטין הוא לשתף טיפים הקשורים לג'ימייל, ואלו הם 10 הטיפים המובילים שלה לניהול נכון של הדוא"ל:

1.צמצמו את ההתראות: אל תטרידו את עצמיכם עם התראות עבור כל אימייל חדש שנכנס- במקום, בדקו את האימייל שלכם באופן יזום. בטלפון, תוכלו להגדיר התראות עבור הודעות אימייל מסוימות – למשל, מיילים מהעבודה. זה יעזור לכם לזהות הודעות דוא"ל חשובות ולהתנתק כאשר תרצו.

2.השב תוך 24 שעות, גם אם זה רק כדי לבצע צ'ק-אין: כנראה שלא תוכל להגיע לכל הודעות האימייל שלך בתוך 24 שעות, אך תוכל להימנע מקבלת דוא"ל מעקב נוסף מעמית לעבודה. מתן עדכון סטטוס – "היי, קיבלתי את הדוא"ל הזה אבל לא אוכל להגיע אליו עד מאוחר יותר השבוע" – היא דרך מצוינת להגדיר ציפיות ולהראות מחויבות.

3.סגור את הדוא"ל שלך בין 1-2 פעמים ביום: המייל הוא הכרחי לצורכי עבודה, אבל זה גם מסיח הדעת האולטימטיבי. רוב האנשים משאירים אותו פתוח כל היום ובודקים אותו כל 30 דקות (אם לא יותר). נסה לסגור את האימייל כאשר אתה צריך להתמקד במשימה טובענית בעבודה וכך להימנע מהסחות דעת.

4.אל תלחץ על דוא"ל יותר מפעמיים: אם קראת אימייל ואז סימנת אותו שוב כ'לא נקרא', תצטרך לקרוא אותו שוב כדי לזכור מה לעשות איתו. כדי להימנע מקריאה חוזרת, קרא את האימייל פעם אחת ואז תייג וסווג אותו כ"חייב להגיב", או "לעשות במהלך השבוע".

5.מיון, קריאה ומענה של מיילים צריכות להיות פעולות נפרדות: רוב האנשים קופצים בין מיון דואר אלקטרוני לאחר כך, לקריאת שואר אחד, ולמענה על אחר וחוזר חלילה. אנו מאבדים כל כך הרבה אנרגיה במעבר בין פעולות אלה. במקום זאת, אמור לעצמך "עכשיו אני ממיין הכל" ולאחר שתסיים, קרא את כל מה שאתה צריך לקרוא.

6.שמור הודעות דוא"ל הדורשות פעולה ברורה – אחרת שמור בארכיון או מחק: כאשר תיבת הדואר הנכנס שלך מכילה הודעות אימייל ללא פירוט ברור לפעו