איך כדאי לנהל דוא"ל ולהישאר שפוי?
לפעמים, דואר אלקטרוני יכול להרגיש כמו רשימת מטלות בלתי נגמרות. ובעולם שבו הטכנולוגיה משאירה אותך יותר מחובר לעבודה מאי פעם, איך קובעים כללים כדי לשמור על האנרגיה, המיקוד, החדות והשפיות שלנו ללא פגע? דוא"ל בפרט יכול להיות מקור של מתח להרבה אנשים, אבל זה לא חייב להיות כך. כמו כן, עסקים רבים מנהלים את סדר היום שלהם באמצעות הדואר אלקטרוני, מהסיבה הפשוטה שכל הלקוחות, הפניות לעסק שהם עושים וקידום באינטרנט, הכל מתנקז לאימייל.
ג'ימייל חגגה יומולדת לא מזמן, ובמשך 15 שנים היתה שם עבור מיליארדיי משתמשים בכל העולם. אלו הם 10 טיפים מובילים לניהול נכון של הדוא"ל:
1.צמצמו את ההתראות: אל תטרידו את עצמכם עם התראות עבור כל אימייל חדש שנכנס- במקום, בדקו את האימייל שלכם באופן יזום. בטלפון, תוכלו להגדיר התראות עבור הודעות אימייל מסוימות – למשל, מיילים מהעבודה. זה יעזור לכם לזהות הודעות דוא"ל חשובות ולהתנתק כאשר תרצו.
2.השב תוך 24 שעות, גם אם זה רק כדי לבצע צ'ק-אין: כנראה שלא תוכל להגיע לכל הודעות האימייל שלך בתוך 24 שעות, אך תוכל להימנע מקבלת דוא"ל מעקב נוסף מעמית לעבודה. מתן עדכון סטטוס – "היי, קיבלתי את הדוא"ל הזה אבל לא אוכל להגיע אליו עד מאוחר יותר השבוע" – היא דרך מצוינת להגדיר ציפיות ולהראות מחויבות.
3.סגור את הדוא"ל שלך בין 1-2 פעמים ביום: המייל הוא הכרחי לצורכי עבודה, אבל זה גם מסיח הדעת האולטימטיבי. רוב האנשים משאירים אותו פתוח כל היום ובודקים אותו כל 30 דקות (אם לא יותר). נסה לסגור את האימייל כאשר אתה צריך להתמקד במשימה טובענית בעבודה וכך להימנע מהסחות דעת.
4.אל תלחץ על דוא"ל יותר מפעמיים: אם קראת אימייל ואז סימנת אותו שוב כ'לא נקרא', תצטרך לקרוא אותו שוב כדי לזכור מה לעשות איתו. כדי להימנע מקריאה חוזרת, קרא את האימייל פעם אחת ואז תייג וסווג אותו כ"חייב להגיב", או "לעשות במהלך השבוע".
5.מיון, קריאה ומענה של מיילים צריכות להיות פעולות נפרדות: רוב האנשים קופצים בין מיון דואר אלקטרוני לאחר כך, לקריאת שואר אחד, ולמענה על אחר וחוזר חלילה. אנו מאבדים כל כך הרבה אנרגיה במעבר בין פעולות אלה. במקום זאת, אמור לעצמך "עכשיו אני ממיין הכל" ולאחר שתסיים, קרא את כל מה שאתה צריך לקרוא.
6.שמור הודעות דוא"ל הדורשות פעולה ברורה – אחרת שמור בארכיון או מחק: כאשר תיבת הדואר הנכנס שלך מכילה הודעות אימייל ללא פירוט ברור לפעולה, היא מעניקה למוח תחושה שקרית שיש לך יותר מדי מה לעשות. מחק, שלח לארכיון, או הפעל נודניק להודעות דוא"ל שאינן דורשות פעולה מיידית ממך בדרך כלשהי.
7.דלג על כמה הודעות: כל הודעה שאתה רואה לוקח חלק מהאנרגיה שלך, לכן כל פריט בתיבת הדואר הנכנס שלך צריך להיות משהו שאתה צריך להסתכל עליו. ג'ימייל מאפשרת לך ליצור מסננים כך שהודעות אימייל מסוימות "ידלגו על תיבת הדואר הנכנס" ולא יופיעו כהודעות אימייל חדשות. לדוגמה, אם אתה מקבל הרבה עלוני חדשות במייל, הגדר מסנן עם "יש את המילים: ביטול מנוי" – ואז, הודעות אלה לא יסיחו את דעתך, אבל כן תוכל לחפש אותם מאוחר יותר.
8.אל תערבב הודעות אימייל שנקראו ולא נקראו: שילוב של הודעות דוא"ל שנקראו ולא נקראו בתיבת הדואר הנכנס שלך הוא מתכון לחרדה. הודעות דוא"ל חדשות צריכות להיכנס למקום, והודעות אימייל שכבר קראת ודורשות פעולה צריכות להיות במקום אחר. ניתן ליצור חלונית דואר נכנס מרובה או "להעביר" הודעות דוא"ל לתווית אחרת המציינת פעולה ספציפית (כגון "לביצוע" או "למעקב").
9.כדי להישאר ממוקד, שמור דואר חדש מחוץ לטווח הראייה. זה יכול להיות קשה לענות על מיילים דוחקים כאשר אתה מתפתה לפתוח מייל חדש שרק נכנס. פתח מקטע כמו "הודעות נודניק" (הודעות ששמרת לקריאה מאוחרת) או "מסומנות בכוכב" (הודעות בעדיפות גבוהה), כך תוכל להישאר ממוקד במשימות האלה, במקום להיות מוסח מדוא"ל חדש שנכנס.
10.כדי למצוא את מה שאתה צריך, עשה חיפוש: תוויות דואר אלקטרוני יכולות לעזור לך להישאר מאורגן, אבל חשוב איך גוגל התחילה… חיפוש! חפש את המייל שלך – במקום לחפור בדואר הנכנס – חיפוש הוא למעשה הדרך המהירה יותר למצוא את המייל אותו אתה מחפש. ניתן לחפש לפי תאריך, שולח, נושא (ועוד) וניתן להיות אפילו יותר ספציפי עם שאילתות כמו "יש: קובץ מצורף" או "ישן יותר מ-6 חודשים".
למשתמשים חדשים ב G Suite, יש המון דרכים להישאר פרודוקטיביים באימייל. למד עוד או נסה בעצמך. עכשיו קדימה, התמודדו עם תיבת הדואר שלכם.
